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万理内部管理制度

(2019)万律文字第5号
  (根据2009《海南省律师事务所内部管理制度(试行实施细则)》制定本制度,2019一月进行第二次修订,本修订自发布之日起施行)
第一章 总 则
  第一条 为规范律师事务所的内部管理,根据《中华人民共和国律师法》、《海南经济特区律师执业条例》、司法部有关规章和全国律协的行业规范和海南省司法厅《海南律师事务所内部管理》,特修订完善制定本制度。
  第二条 本制度为基本内部管理制度,万理制度有具体规定的,执行具体规定的规章制度;具体规定的规章制度没有规定的,执行本制度。
  第三条 本所章程须经享有表决权的合伙人会议且由享有出资比例的三分之二表决通过,原一般合伙人和二、三级合伙人不享有表决权,其持有的出资比例仍由享有表决权的实际出资人享有。
  第四条 万理所所依法保障律师及其他工作人员的合法权益,加强对律师执业行为的管理。
  律师应当自觉接受律师事务所的管理。万理所合伙人会议授权万理事务管理委员会(下称管委会)管理全所全部日常事务;原事务管理部的管理行为,已取得合伙人会议授权,原管理部制定且决定施行的制度,仍然有效。
第二章 收结案和收费制度
第一节 收 案
  第五条 律师事务所严格执行统一收案、主任审查制度。严禁私自接案行为。
  第六条 律师收案应先填写《收案审查表》,交由主任审查后办理委托手续和收费。如遇特殊情况须电话请示后方可办理,并及时补办审查手续。
  《收案审查表》内容包括:案件委托人名称、联系人、地址以及其他联系方式等资料,案由,审理法院,审级,承办律师,简要案情,收费方式和标准,收费数额(比例),付款和结算方式、时间,其他有关事项。
  第七条 律师办理委托手续应先完整填写《委托代理合同》、《授权委托书》,连同经审查的《收案审查表》一并交案件受理部初步审查,报管委会总经理批准后,交由行政办公室盖章。
  管理人员应认真确认《收案审查表》是否经有效审查,核对《收案审查表》填写内容与《委托代理合同》、《授权委托书》及其他手续的内容是否一致,批准用章后填写收案登记表。如发现内容不一致,应及时向主任汇报,在没有得到明确指示之前,不得私自提请用章;已加盖公章的,暂不交付合同、办理出具所函等委托手续。
  第八条 律师承办下列业务,应及时向主任汇报案情:
  (一)涉及国家安全、政治安定、社会稳定的案件;
  (二)重大疑难案件和敏感性案件;
  (三)一审由中级以上人民法院管辖的刑事案件。
第二节 结 案
  第九条 律师收到判决书、裁定书、裁决书或办结各类法律事务后,应及时作出书面办案小结或工作小结,并将案件结果及相关事宜报告主任,由主任安排专职管理人员协助承办律师做好回访当事人工作。
  办案过程中如果提前解除委托关系,承办律师应当制作办案小结,说明解除委托关系的原因,并附相关材料归档。
  第十条 律师办结案件后三个月内应将办案过程所形成的材料,按司法部《律师业务档案立卷归档办法》的规定整理成卷。结案卷宗形成经管委会核查后,交由档案管理员统一分类编号保存。
   逾期超过三个月不完整交卷的,案件收入的10%不予分配;已分配的,从其他案件收入扣收。
  第十一条 档案管理员对已接收的案卷要进行结案登记,注明结案日期,并按卷宗材料制作卷宗登记簿存档备查。
第三节 收 费
  第十二条 律师事务所收费依照《海南经济特区律师执业条例》、国家发改委司法部及海南省司法和物价局《律师服务收费管理暂行办法》和标准以及本所收费标准执行。
  第十三条 律师服务费和办案费用由律师事务所统一向委托人收取,统一出具合法票据,统一与委托人结算。
  严禁不开发票、打白条或开收据进行收费。
  律师不得私自或变相私自收取任何费用。如遇特殊情况须经主任同意,并在收取费用后7日内如数上交律师事务所。
  第十四条 收费应由主任授权的管委会及其所辖财务考核部、主任助理严格审查。
  第十五条 财务人员收费须核验经审查的《收案审查表》,按委托合同约定方可出具正式发票。如实际缴费与审查不一致应及时向主任报告。
  第十六条 律师办案所需差旅费用,由委托方按合理标准负担。若需预收,由承办律师做出概算,报主任审查后由律师事务所统一收取。
  承办律师办结委托事项后,应当向律师事务所提交费用使用清单及开支的有效凭证,接受律师事务所的审核。律师事务所认定开支项目、标准不当的,不当费用由承办律师自行承担。
  第十七条 当事人确因生活困难无力负担律师费用但不符合《法律援助条例》规定的条件的,经主任审查可酌情减免收费。
  第十八条 律师事务所业务收费,原则上应在签约后一次性收取,确需风险代理(包括部分风险代理)、分段收费、法律援助的案件,律师应在《收案审查表中》详细注明有关情况,并经主任同意。风险代理的须注明风险代理理由、是否有前期付费、案件标的、风险付费的比例和方式以及案件是否有执行能力或执行财产等。分段收费的须注明分段收费的具体方式、时间及数额。法律援助的案件,须注明提供援助的理由。
  第十九条 承办律师和财务人员应按《收案审查表》中注明的收费方式、时间、收费额及时督促委托方交费。
  第二十条 财务人员每月应向主任提交收费情况统计,包括应缴费额度、缴费时间、缴费方式以及实际缴费数额、缴费时间、缴费方式等。
第三章 财务管理与分配制度
  第二十一条 会计人员应当遵守职业道德,忠诚万理,提高业务素质,按万理财务管理制度,进行财务和考核管理。
  第二十二条 财务人员的责任是:严格执行国家财务法律、法规和政策,遵守财经纪律;按规定填制会计凭证,登记会计账簿,管理会计档案,编制财务报表;对财务管理工作提出改进意见,不断完善本所财务管理制度。
  第二十三条  财务考核应,按照基本账户、独立核算、照章纳税、自收自支、节余留用的原则,严格执行本所财务管理的相关规定、流程和岗位职责进行财务及经费管理。
第二十四条 管委会负责人及其所辖财务考核部负责人,具体管理财务工作;总经理在审批权限内审批每笔财务支出,不得划整为零分散审批权限;超过审批权限的,由主任审批。
第二十五条 财务考核部的出纳、会计和总监,应按万理财务管理规定履行岗位职责,岗位绩效按是否履职、履职效果,决定是否享有、享有的数额。
  第二十六条 会计根据会计准则记账方法记账。
  以公历年为会计记账年度。会计年度自公历1月1日起至12月31日止。会计核算应划分会计期间,会计期间分为年度、季度和月份,以公历起止时间确定。会计应分期结算账目和编制会计报表。
  第二十七条 会计核算以人民币为记账本位币。收取外汇时,应当折合人民币记账,同时登记外汇金额和折合率。外汇应严格执行国家外汇管理政策并按规定及时足额上缴银行。
  第二十八条 会计记录必须以实际发生的业务及其合法原始凭证作为记账依据,做到内容真实,数据准确,项目完整,手续齐备,资料可靠。
  第二十九条 会计记录必须清晰并便于理解、检查和使用。
  第三十条 会计事项的处理必须于确定的期限内进行,不得提前和延后。
  第三十一条 凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用,不论款项是否已支付,都应作为当期的收入和费用记账。
  第三十二条 会计应按期编制各类会计报表,按时向税务机关申报纳税。
  第三十三条 财务考核部应管好用好资金,一切财务收支均应列收列支。
  第三十四条 遵循国家规定的现金管理和结算制度。本所的银行账户不准出借、出租;不准签发空头支票或远期支票;不准将支票交由本所以外的单位或人员签发。
  第三十五条 律师事务所每日现金节余数,不得超过核定的限额。库存现金不得以白条顶库。应当使用非现金结算方式的,不得支付现金。
  第三十六条 律师事务所按章程规定实行收入的经费管理。
  第三十七条 业务收入用于律师提成、办公费用、设备购置费用、集体福利、人员工资、购买固定资产、缴纳社会保险及律师事务所积累金等项目。
享有表决权的合伙人案源收入,按发票进帐收入的25%提留,用于上述日常管理支出和缴纳税费,剩余70%于进帐当月31日前分配。
不享有表决权的一般合伙人、二或三级合伙人的案源收入,按发票进帐收入的12.6%提留,剩余收入于进帐当月的31日前分配。
非合伙人非工薪制律师的案源收入,按发票进帐收入的15.6提留,剩余收入分配于进帐当月的31日前分配。
本条二、三、四款的规定根据万理所的发展规划、税费政策等因素,经有表决权的合伙人会议通过有权予以调整。
案件收入未统一进入万理所帐户,私自或通过其他任何方式变相私自收费,一经发现,办案收入分文不予分配;已分配的,为欠万理所的债务,予以追回。
工薪制人员的岗位绩效和案件绩效按万理所的有关制度执行。
  第三十八条 一切费用开支均应本着精打细算的原则节约使用。各项费用的开支范围及标准,按国家规定执行;国家没有规定或允许单位自行规定的,按万理所的规定执行。
  第三十九条 办公所需的低值易耗品,一次列入相应的管理费用,其他需要待摊的费用,按受益期限确定分摊额,分摊期限3至12个月,最长不超过2年。
  第四十条 开办费和合伙人投入在律师事务所的费用,当月一次性计入当月管理费用;合伙人的投入可作为增加合伙出资或转增资出资的方式,增加出资额;履行合伙人会议通过的程序,。
  第四十一条 固定资产应同时具备使用年限在1年以上和单位价值在2000元以上两个条件。
  第四十二条 固定资产的购入、转让、清理、报废等应当办理会计手续,并按固定资产明细账进行核算。
  第四十三条 各项固定资产应由办公室会同财务考核部按月按年进入《固定资产表》,由行政办公室专人负责保管维护。
  第四十四条 财会人员要对万理所的财务状况进行定期分析,着重于合法合规、控制费用、增收节支方面,并向管委会和主任提出改进建议。
  第四十五条 管委会定期或不定期进行财务检查。财务检查的内容包括:
  (一)各项税款、会费是否按期足额交纳;
  (二)各项业务收入是否合理并全部入账;
  (三)各项支出是否合理合法;
  (四)会计记录是否准确,手续是否齐备,科目使用是否正确;
  (五)财产是否完整;
  (六)专用基金的提取是否符合规定;
  (七)依财务规定、制度应检查的其他事项。
  检查的问题和改进方案向主任、合伙人报告。
  第四十六条 财会人员应严格执行财务法规及制度,认真履行职责,对违章者应予以解聘或辞退。财会人员岗位责任制另行制定。
  第四十七条 律师事务所依法终止或撤销时,应依国家法规及本所章程的有关规定成立清算小组并进行财产清算。
  第四十八条 清算费用应优先在律师事务所存留的财产中支付。
  第四十九条 清算后可分配的剩余财产,按章程规定予以分配或归设立人。清算后出现的亏损,依章程规定予以分担或由设立人承担。
  第五十条 业务收入分配严格按照《海南省律师协会关于律师事务所业务收入分配的规定》和本所分配制度执行。
第四章 人员流动管理制度
  第五十一条 本章所称人员是指:在本省律师事务所内执业的专职律师、兼职律师、实习律师及行政管理人员。
  第五十二条 万理所的发展规划,不以律师挂靠收取管理费的人数规模作为发展方向,相反以行政管理团队、工薪制办案团队建设为发展方向;万理总部由享有表决权的合伙人、工薪制人员组成的管理办案团队,不少于15人;执业律师人数控制在30人以下;将来入职万理的律师以工薪制办案团队为首要条件;重点引入适应海南自贸区(港)国际贸易、跨境投资、海商海事、离岸金融和涉外投融产、资本市场等提供自贸区(港()法律服务的非律师专业人员和律师人员。
  第五十三条 人员流动应当遵循以下原则:
  (一)公平对待流动原则;
  (二)维护流动人员及律师事务所正当权益原则;
  (三)告知委托人原则;
  (四)择优招聘原则。
  第五十四条 招聘执业律师和接收实习、试用律师,依照《海南省律师事务所招聘专职执业律师和接收实习试用律师办法》执行。实习律师在实习期间原则上不得转所,确需转所则实习时间重新计算。
   遵守律师聘用合同是律师的基本法律人素质和品行,违反聘用期限未达成解约共识的,不办理人员流动手续。
  第五十五条 招聘执业律师和行政管理人员的程序:
  (一)应聘人员认同万理所行政团队和办案团队的团队管理文化和理念,递交符合应聘条件的相关材料;
  (二)审核相关材料;
  (三)对应聘者进行面试;
  (四)对应聘者进行全面考察;
  (五)与决定招聘者签订聘用合同;
  (六)为聘用律师办理入职万理执业或工作的手续。
 
  第五十六条 律师转所的条件和程序同时具体下列条件和程序:
  (一)聘用合同届满且提前一个月提出申请离职;
  (二)律师申请转所须先由转出、转入律师事务所及其转入所主管司法行政机关管理部门在《律师转所执业申请表》上作出意见;
  (三)与律师事务所解除聘用或合伙合同;
  (四)办理未结案件交接手续;
  (五)结清债权债务;
  (六)处理完投诉或涉诉问题;
  (七)移交保管的业务档案;
  (八)移交负责保管的律师事务所其他材料和物品;
  (九)自办理完上述手续之日起15日内为其出具转所所需的材料。
  第五十七条 聘用人员应严格执行合同,不得擅自解除合同; 聘用人员聘用期限未届满,书面申请解除聘用合同,必须按合同约定的违反聘用期限的规定承担违约或赔偿责任,并经本所批准同意;未办结的案件和万理制度规定的案件收入,不予分配或不予享受案件绩效。
  第五十八条 聘用人员违反国家法律、法规、律师职业道德执业纪律,或违反万理所内部规章制度、聘用合同约定,给本所造成重大名誉或经济损失的,律师事务所有权解除聘用合同,并根据具体情况依法追究法律责任,构成犯罪的移送司法机关处理。
 
  第五十九条 律师因聘用合同解除而离开律师事务所的,应于15日内按本制度第五十六条有关规定与律师事务所办理清结事项。
  第六十条 行政办公室应及时负责组织内勤将律师转所、解聘情况报主管司法行政机关备案,并收回执业证逐级上交至省司法厅。
  第六十一条 律师事务所与律师就清结事项发生争议的,应当及时提请省律师协会进行调解。
  第六十二条 律师及行政管理人员离所,不得损害原所在律师事务所的合法权益,应当信守对其作出的保守商业秘密的承诺;不得为原所在律师事务所正在提供法律服务的其他委托人提供法律服务。
  第六十三条 接受转所律师的律师事务所应当在接受转所律师时注意排除不正当竞争因素,不得要求、纵容或协助转所律师从事有损于原所在律师事务所合法权益的行为。
  第六十四条 解聘、辞退律师,应履行告知义务。应按照章程、聘用合同的期限,给予辞退者另谋岗位的合理时间。
第五章 政治业务学习、培训、交流制度
  第六十五条 本所律师的政治业务学习、培训和交流工作,由管委会组织实施。
  政治业务学习、培训、交流以习近平新时代中国特色思想和法治思想为指导,以全面提高本所人员政治业务素质、办案技能和工作能力为总体目标。
  第六十六条 律师要积极参加业务学习、培训和交流,恪守执业行为规范和职业道德执业纪律,不断提高自身素质和业务水平。
  第六十七条 万理所每年年初应制定周六常规学习培训计划计划并组织实施。学习内容主要有:
  (一)党的路线、方针、政策和习近平新时代法治思想;
  (二)新出台的法律、法规、规章及司法解释;
  (三)新领域律师业务知识;
  (四)律师职业道德执业纪律的法规、政策及规范性文件;
  (五)司法行政机关和律师协会下发的文件材料;
  (六)律师行业的先进经验和做法;
  (七)典型案例;
  (八)其他政治业务知识。
  第六十八条 每年至少召开四次以上政治学习会议。业务学习会议不定时召开,但每季度至少召开一次。会议由专人记录。
  第六十九条 对于司法行政机关和律师协会要求紧急贯彻或传达的文件会议精神,主任或党支部书记必须及时召开会议传达学习。要求反馈或上报情况的,必须按要求及时上报。
  第七十条 采取多种渠道组织或鼓励律师进行业务培训和交流。
  第七十一条 律师的业务培训和交流,可与业务学习合并进行。律师参加省律师协会举办的培训讲座每人每年不得少于40课时。
  第七十二条 律师须按时参加司法行政机关、律师协会和本律师事务所组织的政治业务学习、培训、交流。如有正当理由确实不能参加的,应事先向主任或负责人请假并说明原因,且及时将相应证明材料提交主任确认备案。
  第七十三条 律师无正当理由不参加政治业务学习、培训、交流的,所在律师事务所、省律师协会和司法行政机关可根据实际情况,给予警告、通报批评;情节严重的,不得参加司法行政机关和省律师协会组织的各类先进评比。
第六章 文书、印章、档案管理制度
第一节 文书管理
  第七十四条 律师事务所文书包括业务文书、内部文书和其他文书,律师事务所签发的文书底稿应归档管理。
  文书由律师事务所统一出具,具体工作由专职工作人员办理。
  第七十五条 业务文书包括委托代理合同、各类所函、调查专用证明、各类律师函、法律意见书和其他基于委托关系而由律师事务所出具的文书。
  第七十六条 省律师协会或律师事务所统一印制委托代理或委托辩护合同,一式两份,委托人与律师事务所各持一份。
  委托人不止一名的,委托人应根据其数量持有相应份数。
  委托人对份数有特殊要求的,经主任同意,可按实际情况区别处理。
  第七十七条 专职工作人员可以办理委托代理合同签订手续,但下列情况须经主任审查同意:
  (一)未使用省律师协会或律师事务所统一印制的委托代理或委托辩护合同的;
  (二)委托代理合同含有风险代理条款的;
  (三)涉外委托代理或委托辩护合同。
  委托代理合同含有律师事务所承担责任或风险条款的,须经管委会审查同意方可签订。
  第七十八条 专职工作人员可以出具《调查专用证明》,但应在存根联填明调查事项,并由调查律师签名。
  各类所函由专职工作人员根据业务案件登记统一出具。
  第七十九条 其他业务文书,特别是律师函、法律意见书应经主任审查同意,专职工作人员方可出具或加盖公章。
  第八十条 内部文书包括合伙人会议或管理委员会记录,合伙人协议,章程,律师协会、司法行政机关和律师事务所制定的规章制度,各类内部管理合同和通知等其他律师事务内部管理文书。
  内部文书需由合伙人、管理委员会委员签名的,应签名。
  合伙人协议、章程和规章制度需报省司法厅备案。
  第八十一条 其他文书是指律师事务所律师和工作人员因个人事务需要律师事务所出具的证明、函等文书。
  其他文书应经主任审查同意,方可出具。
第二节 印章管理
  第八十二条 律师事务所印章包括行政章、财务专用章、发票专用章和银行预留的主任印鉴或其他个人印鉴。
  行政章用于律师事务所出具的文书和其他需要盖章的事务;财务专用章用于纳税、支票的签发和其他相关财务事务;发票专用章只用于律师业务服务发票;银行预留的个人印鉴只用于办理开户银行所需办理的事务。
  第八十三条 专职工作人员根据本制度规定的职权加盖行政章的,应进行公章使用登记,并由使用人签名;需主任审批或审查的,经主任签字批准后方可用印。
  第八十四条 财务专用章和银行预留的个人印鉴,应分开专人管理,并依据主任签字的财务凭证分别由专人加盖财务专用章和银行预留的个人印鉴。
  第八十五条 各类印章按万理所规定的部门及其专职工作人员保管。
  印章保管人员须严格执行印章管理的各项规定,坚持原则,勇于负责,并承担擅自用印给律师事务所造成的经济损失。
  第八十六条 律师事务所因合并、分立、解散或被吊销执业证书而终止的,印章上缴省司法厅。
第三节 档案管理
  第八十七条 律师事务所档案包括业务档案和文书档案。
  业务档案按照司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》执行。
  第八十八条 统一印制业务档案卷宗封面;负责业务受理的专职工作人员,进行业务案件登记的同时,填写业务档案卷宗封面,交承办律师。
  第八十九条 承办律师在办理案件过程中,应收集、保存相关资料,做好立卷、归档的准备工作;结案后,整理案件资料,交档案管理人员归档。
  第九十条 承办律师已结案但未按期归档的,年检注册时,律师事务所不得在注册表意见栏签章;对期满聘用律师不得办理续聘手续。
  第九十一条 文书留存根的,对存根按年度归档;未留存根的,按文书制发单位或类别,依时间先后顺序,对文书进行登记分类归档保存。
  第九十二条 律师事务所因解散、终止或被吊销执业证的,应将业务档案交同级或上级司法行政机关代管,或向同级档案馆移交。
第七章 重大案件集体讨论制度
  第九十三条 实行重大案件集体讨论制度。
  第九十四条 受理重大案件,应进行讨论,确定承办方案后,再开始办案活动。
  第九十五条 下列案件属重大案件:
  (一)可能改变定性、无罪辩护的刑事案件;
  (二)案情复杂,涉及多种法律关系的案件;
  (三)集团诉讼并在国内、省内具有一定影响的案件;
  (四)涉外案件,破产、清偿案件,重组并购案件
  (五)主任或承办律师认为需要集体讨论的其他重大疑难复杂案件。
  第九十六条 讨论会议由主任或主任指定专人召集,律师、实习律师参加。
  第九十七条 律师在办理案件过程中,如遇案情疑难复杂需要集体讨论的,应向主任提出。
  第九十八条 议案程序:
  (一)主任或承办律师介绍案情,分析该案法律关系,各项证据运用情况,阐明适用法律,详细解说代理或辩护思路,预测相对方可能采取的措施;
  (二)参会律师发言,对本案提出看法和意见,特别对承办律师的初步代理意见或辩护意见进行讨论、修改;
  (三)会议召集人依据律师的发言,形成集体的代理意见或辩护意见或法律方案。
  第九十九条 会议结束当日至次日,,承办律师应综合集体代理意见或辩护意见或法律方案,制定承办方案并交主任审核确定。
  第一百条 议案会议应制作会议记录。会议记录由承办人员负责并归入卷宗。
  第一百零一条 承办方案应包括以下内容:
  (一)案件基本情况;
  (二)分析案件的法律关系,适用法律、应收集的证据、应出庭的证人及适用程序,受理法院或仲裁机构的情况,分析顾问业务所涉及的领域及外部关系;
  (三)集体讨论研究形成的意见;
  (四)承办律师提出的承办意见。
  议案会议记录应作为承办方案附件。
  第一百零二条 承办律师不称职或损害委托人利益的,主任与委托人协商一致后有权更换承办律师。
  第一百零三条 承办律师不能按照律师事务所确定的承办方案办理案件造成委托人损失的,由承办律师承担赔偿责任。
第八章 民主管理制度
  第一百零四条 万理所依据合伙人会议记录或决议建立健全日常管理制度,完善决策、执行和监督机构,保障日常工作合法、有序运行。
  第一百零五条 合伙人会议,作为本所的决策机构,由全体享有表决权的合伙人组成。
  第一百零六条 合伙人会议不定期召开,会议每年至少召开2次。
  经主任或1/3以上合伙人提议,可召开临时会议。
  合伙人会议应制作会议纪要或决议,由出席会议律师签字存档。
  第一百零七条 合伙人会议须有享有表决权代表合伙出资额2/3以上合伙人表决,方能作出决议。
  第一百零八条 下列事项须经2/3以上代表合伙出资额的合伙人表决通过方为有效:
  (一)修改合伙协议及章程;
  (二)律师事务所的合并、解散;
  (三)选举和罢免主任;
  (四)批准律师事务所业务计划、发展规划;
  (五)批准律师事务所的各项规章制度;
  (六)批准律师事务所财务管理方案及收益分配方案;
  (七)批准大型固定资产、办公设备的购买和处分;
  (八)决定合伙人除名、保留资格及有关事宜;
  (九)批准分支机构的设立、撤销及负责人的任免;
  (十)撤销、纠正日常管理机构违法、不当的行为;
  (十一)其他需要代表出资额2/3以上享有表决权合伙人决议的重大事宜。
  第一百零九条 下列事项须经代表合伙出资额且享有表决权的1/2以上合伙人表决通过或经合伙人会议授权的管委会决定,方为有效:
  (一)选举和罢免副主任;
  (二)决定专职律师、财务人员的聘用、报酬、解聘及奖惩;
  (三)决定律师事务所内部机构的设置及各部门负责人的人选;
  (四)决定实习人员的接收和管理;
  (五)主任提交合伙人会议决议的一般事宜。
  第一百一十条 合伙人因故不能出席会议时,可以书面或电子邮件方式委托其他合伙人代为行使表决权,委托书中应载明委托事项。
  第一百一十一条 合伙人会议实行按合伙人出资额代表的合伙出资比例表决制度。
  第一百一十二条 合伙人对决议承担责任,决议违反法律、法规、规章或本所章程,致使本所遭受严重损失的,参与决议律师对本所承担责任,但经证明在表决时曾明确表示反对,记载于会议记录的,该律师可以免责。
  第一百一十三条 日常管理实行主任负责制,设立管理委员会或管理部具体负责全面日常管理事务。
  管委会日常管理职责是依照律师事务所章程及其内部管理制度,负负的日常管理工作。
  第一百一十四条 律师事务所设主任1名,为律师事务所的法定代表人。
  第一百一十五条 主任必须是出资合伙人,由合伙人会议选举产生,并报审批机关备案。主任每届任期3年,可连选连任。
  第一百一十六条 主任职责:
  (一)召集、主持合伙人会议和律师会议;
  (二)组织实施合伙人会议及其临时会议通过的各项决议;
  (三)总结年度工作;
  (四)主持律师事务所的日常工作,批准日常行政开支;
  (五)组织拟定律师事务所的各项规章制度;
  (六)组织拟定律师事务所业务计划、发展规划;
  (七)组织拟定律师事务所财务管理方案及收益分配方案;
  (八)主持律师事务所终止时的清算工作。
  第一百一十七条 律师事务所根据业务需要设副主任,协助主任工作。副主任由主任在合伙人中提名,按本制度规定的表决权表决通过。
  第一百一十八条 全体人员应听从主任和管委会的管理活动。
  第一百一十九条 律师事务所设立全体律师会议,由律师事务所全体执业律师组成,作为律师事务所的民主协商机构,征求意见:
  (一)律师事务所的业务计划、发展规划、规章制度;
  (二)财务管理方案及收益分配方案;
  (三)其他需要全体律师协商的事宜。
  第一百二十条 全体律师会议每年至少召开1次,制作会议纪要,详细记载有关问题的商议结果,为合伙人会议决议提供参考。
  第一百二十一条 律师事务所章程和合伙协议与本章内容不一致或另有规定的,从其规定。
第九章 法律服务质量管理制度
  第一百二十二条 法律服务质量管理由主任及其授权的管委会总经理、案件跟踪管理部负责管理。
  第一百二十三条 律师办理各项法律服务的质量要达到下列要求:
  (一)办理法律顾问业务认真负责,与聘方建立起良好的工作关系,全面优质地履行顾问合同的各项职责,帮助聘方就业务上的问题提出法律问题意见。草拟、审查法律文件必须达到搞清事实、熟悉相关法律和政策规定,提出的措施及意见具有针对性和可操作性。代理参加诉讼、谈判、仲裁做到以事实为根据,以法律为准绳,据理力争,依情善处。依法维护聘方的合法权益,促进聘方依法行政或依法经营管理。
  (二)办理诉讼和非诉讼代理业务,要做到委托合同内容完备,会见、调查取证等符合规定,出具的法律文书规范,证据收集合法,事实认定真实,适用法律准确。
  (三)办理代书业务,要做到观点正确,合理合法,引用法律确切,逻辑清晰,语句通顺,字迹工整。
  (四)解答法律咨询,要做到热情接待,及时解答,解答的问题内容正确,合理合法,解答记录清楚、准确。
  (五)出具的法律意见书、辩护词、代理词等法律文书,要及时将副本送给委托人;对委托人的咨询,要及时回复;委托事项的进展情况,要及时向委托人通报;每个案件办结后,要及时征求委托人的意见。
  第一百二十四条 律师事务所对法律服务的主要环节要随时进行检查监督,其步骤为:
  (一)在收案前要进行严格的审查。如审查客户提出的要求是否明确、合法;具体承办律师是否具有办理此案件的专业能力;律师事务所是否具备履行法律服务合同的能力;客户授权与委托事项、委托代理合同或法律顾问合同约定不一致的是否已得以解决等。
  (二)在办案过程中要随时实施监督。如检验律师是否按照上述法律服务质量要求进行操作;是否充分运用自己的专业知识和技能,尽心尽职地根据法律的规定完成委托事项;是否根据法律法规要求和道德标准,选择完成或实现委托目的的方法;是否与对方当事人或第三人恶意串通,侵害委托人权益或向委托人提出不正当要求等。
  (三)办结案件时要认真审核。如审核承办律师提交的案卷材料是否齐全,当事人的合法权益是否依法得到维护等。
  第一百二十五条 遇有下列情形之一,视为法律服务质量不合格:
  (一)不能达到第一百二十三条质量要求;
  (二)受理手续不齐全;
  (三)证据材料不确实充分或无代理词、辩护词等;
  (四)有当事人投诉且查证属实的;
  (五)其他损害当事人合法权益或影响业务质量的情形。
  第一百二十六条 律师事务所对质量不合格的法律事务,除责令承办律师采取补救措施外,还应酌情作出处理。若因此给当事人造成经济损失的,承办律师应按有关规定承担赔偿责任。
第十章 执业利益冲突审查制度
  第一百二十七条 执业利益冲突是指同一律师事务所代理的委托事项与该所其他委托事项的委托人之间有利益上的冲突,继续代理会直接影响到相关委托人的利益的情形。
  第一百二十八条 律师执业应当积极避免自身的利益与当事人、其他律师或律师事务所的利益产生冲突,规范执业行为,接受本所和司法行政机关、律师协会和社会公众的监督。
  第一百二十九条 有下列现象或行为之一的,视为可能发生执业利益冲突,律师应当回避,不能建立委托代理关系:
  (一)在与委托人的委托关系存续期间或者依法解除委托关系后,担任与委托人或前任委托人有利益冲突的相对方的代理人办理同一法律事务;前任委托人书面同意的除外;
  (二)委托人诉讼的相对方是自己的法律顾问单位;
  (三)案件的诉讼相对方或利益冲突方已委聘的律师是自己的近亲属或其他利害关系人;但双方委托人签发豁免函的除外;
  (四)在本案办理终结前,接受同案的对方当事人或有利害关系的第三人的委托办理其他法律事务;但委托人书面同意的除外;
  (五)本所已有律师在同一案件中为双方当事人及其有利害关系的第三人担任代理人或辩护人;
  (六)拟承办的法律事务是该律师从事律师职业之前曾以政府官员或司法人员、仲裁人员身份经办过的事务;
  (七)其他可能引起执业利益冲突的情形。
  第一百三十条 曾经在前一法律事务中代理一方法律事务的律师,不得在以后相同或相似法律事务中运用来自该前一法律事务中不利前任委托人的相关信息,除非经该前任委托人许可,或有足够证据证明这些信息已为人所共知。
  第一百三十一条 万理成立执业利益冲突审查小组,负责利益冲突审查、协调、处理。主任为执业利益冲突审查小组的负责人,其他组员均由律师或行政管理人员担任。执业利益冲突审查小组成员为利益冲突案件承办律师的,应当回避。
  第一百三十二条 本所合伙人会议或管委会指定专人负责利益冲突审查,负责人如因拟接受委托人委聘而需要回避的,由主任指定审查人员。
  第一百三十三条 代理的案件自签订合同时起至案件终结日止,应将案件的当事人名称、代理律师姓名等基本情况记入收案登记薄,并制作电子版,收案时在近3年的收案登记电子版中检索。
  第一百三十四条 律师在与当事人接洽业务时,应当及时将接洽情况报告执业利益冲突审查小组或负责人。报告内容包括代理意向、洽谈对象及其潜在的对方当事人或第三人的基本情况。经许可后方可就委托合同的条款进一步商谈。
  第一百三十五条 委托合同签订之前,经办律师必须自觉接受核查是否会与其他律师发生利益冲突;若已知可能有利益冲突,并应将案情摘要、受理该案与本所其他律师不存在执业利益冲突的初步意见及其他有关资料,提交执业利益审查小组或负责人审查。经审核无误后,有关律师方可签订委托合同。
  第一百三十六条 律师相互之间发生利益冲突或导致潜在的利益冲突,任何人均有权向律师事务所执业利益冲突审查小组或专门负责人报告。
  第一百三十七条 在接受委托之前发现委托人之间有利益冲突或潜在的利益冲突的,先由律师协商,在充分尊重当事人意愿的基础上按照本制度解决。经协商不能达成一致意见的,报执业利益冲突审查小组或负责人。执业利益冲突审查小组或负责人协调不成的,有权决定业务取舍。
  第一百三十八条 律师在办理案件过程中,承办律师或本所其他律师发现该项业务的承办与委托人或其他当事人存在执业利益冲突时,应当及时报告执业利益冲突审查小组或负责人,并立即核实有关情况,并及时采取处理措施。
  第一百三十九条 对于是否属于律师执业利益冲突或不正当竞争,执业利益冲突审查小组或负责人不能确定的,报省律师协会审查决定。
  第一百四十条 承办律师故意隐瞒执业利益冲突事实情况,甚至采取违规手段致使委托人或其他当事人造成损失的,除责令承办律师承担赔偿责任外,万理所解除聘用合同而不属违约,并有权辞退、除名,并上报省律师协会。
  第一百四十一条 利益冲突审查小组成员不得阻碍律师正常承揽业务。
第十一章 投诉查处制度
  第一百四十二条 当事人对律师提供的法律服务不满向律师事务所投诉的,适用本制度。
  第一百四十三条 律师事务所接到当事人的投诉后,应当本着实事求是的原则认真调查研究,在查明事实的基础上,依据律师行业规范和本所的有关规定处理。
  第一百四十四条 处理当事人的投诉,由本所投诉审查小组负责。
  第一百四十五条 本制度所适用的投诉范围包括:
  (一)服务态度恶劣,造成不良影响的;
  (二)接受委托后未能勤勉尽责的;
  (三)利用职务之便谋取私利的;
  (四)泄漏案件秘密或者当事人隐私的;
  (五)巧立名目滥收费或收费后不给当事人开具正式发票的;
  (六)其他侵害当事人合法权益或违反律师执业规范的。
  第一百四十六条 当事人提出投诉,应以信函、电话、传真或来访的方式进行,并据实署名。
  第一百四十七条 投诉审查小组应搜集投诉内容所述的委托合同等相应的证据材料。
  第一百四十八条 投诉电话或投诉审查小组的信息,应当在律师事务所的网站上或办公场所的显要位置公布。
  第一百四十九条 接到投诉后,应当认真做好接待登记。登记的内容包括:
  (一)投诉人姓名、单位名称、地址、联系方式;
  (二)被投诉人姓名;
  (三)投诉的主要事实和证据;
  (四)接受投诉的时间和受理人。
  当事人来访投诉的,律师事务所应当热情接待,并认真做好谈话笔录。笔录须交投诉人核对并签名。
  第一百五十条 接到当事人的投诉后,负责受理投诉人员应及时将投诉情况向主任汇报。
  第一百五十一条 受理投诉后,应当就投诉事实进行调查。调查必须全面、客观、公正。
  第一百五十二条 被投诉的律师,接到本所投诉调查通知后,应以积极的态度接受或配合投诉调查工作,按通知的时间和要求接受调查、陈述事实及提供证据材料;并听取被投诉律师的申辩意见。
  第一百五十三条 对于律师与当事人之间的纠纷,律师事务所可以进行调解。
  第一百五十四条 经查实,律师的执业行为违反执业规范要求的,给予批评教育,并责令予以改正;情节比较严重的,可以根据章程或聘用合同的规定,分别给予被投诉律师警告、解除聘用合同等处分,并报省律师协会、主管司法行政机关和省司法厅备案;对于律师的行为构成严重违法违纪,需要做出行业或行政处罚的,应当根据情节轻重上报律师协会或司法行政机关处理。
  经查实,投诉事项涉及管理问题,应当及时予以纠正。
  第一百五十五条 律师事务所应自接到或收到投诉的次日起15日内或与当事人约定的时间内对投诉事项作出处理,并将处理结果以口头或书面方式告知当事人。如因投诉事项复杂,在规定日期或约定时间内不能处理完毕的,应向当事人说明情况。
  第一百五十六条 律师或当事人对律师事务所就投诉事项所做出的处理意见不服的,可以向省律师协会申请复查。
第十二章 附 则
  第一百五十七条 本制度由管委会总经理组织相关部门总监、岗位责任人负责落实。
  第一百五十八条 律师违反本制度造成他人损失的,按《海南省律师协会关于律师事务所执业责任保险的补充规定》向律协提出申请。
  第一百五十九条 本制度与万理所的有关具体制度不一致或冲突的,以本所相关具体制度执行。
第一百六十条 本制度自发布之日起施行。
 
                               海南万理律师事务所
                        二O一九年一月(修订)

 


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