文书、印章和档案管理制度
万文字（2018）第2号
第一章 总则
第1条、根据司法部颁发的《律师事务所内部管理规则》、《律师执业行为规范》、《合伙律师事务所管理办法》和海南省司法厅关于文书、印章和档案的管理、考核备案的规定以及本所制度，制定本制度。
第2条、本制度适用于海南省设立的合伙、合作、个人事务律师所和分所（下称律师事务所）及其执业律师和其他工作人员。
第二章 文书
第3条、律师事务所文书包括业务文书、内部文书和其他文书，律师事务所签发的文书应留底备档；收案登记的案件文书，草稿和正文入案件档。
文书由律师事务所统一出具。案件业务文书由案件受理部统一打印出具；邮件电子出具的，制作电子章，统一出具具体工作由行政工作人员办理。非案件业务文书，由行政办公室统一出具。
第4条、案件业务文书包括委托代理合同、各类所函、调查专用证明、各类律师函、各类审查、咨询意见和法律意见书和其他基于委托关系而由律师事务所出具的案件文书。
第5条、万理所统一使用根据省司法厅或者律师事务所统一印制委托代理合同制定各类委托合同的样稿，书面样稿和电子版样稿专门保存，供律师和管理使用；非样本合同确需使用的，报主任批准。
委托合同一式两份，委托人持有一份，律师事务所持有一份。
委托人不止一名的，委托人根据其数量相应持有份数。
委托人对份数有特殊要求的，经主任同意，可按委托人的要求办理。
第6条、案件受理部有权履行审查程序办理委托代理合同签订手续，提请行政办公室用章；但下列情况应经主任审查同意，方可签订：
1、未使用司法厅或者律师事务所统一印制的委托代理合同的；
2、委托代理合同存在按规定不允许风险代理条款的；
3、委托代理合同含有律师事务所承担责任条款的；
4、涉外委托代理合同；
5、未执行政府指导价和违反本所最低收费规定的；
6、其他有违司法部、厅和中华、省律协和万理所的规定的。
案件受理部提出修改意见并接受的，按案件受理部权限办理。
案件受理部应熟悉掌握关于合同和收费标准的规定，统一装订《案件受理部相关规定手册》，以便审查、计费使用。
第7条、案件受理部出具《调查专用证明》等有存根的函件时，应在存根联填写调查事项，并由调查律师或使用人签名。
各类所函，应根据《案件登记薄》记载的审级或阶段出具。
第8条、已登记案件委托合同有出具《律师催收函》或办理非诉业务约定的，只要提供催收证据，并进行案件登记的，案件受理部可直接提请行政办公室用章出具。其他业务文书，应经万理所主任审查同意，方可出具。
第9条、内部文书包括合伙人会议记录、合伙人协议、章程、律师事务所制定的规章制度、各类内部管理文件和通知等其他律师事务所内部管理文书；也包括各类请示、工作报告、各类函等文书。
各类规章制度巳有人员和新入职人员，应熟悉知晓，并签字签名“同意执行”。行政办公室统一保管签名的原件。
内部文书需由合伙人或律师签名的，应该签名。
合伙人协议、章程和规章制度等内部又书需报司法厅备案登记的，报备并留存签收和报备记录。
第10条、其他文书是指律师事务所律师和工作人员因个人事务需要律师事务所出具的证明、函等文书。
其他文书应经主任审查同意，方可出具。
第三章 印章管理
第11条、律师事务所印章包括行政章、财务专用章、发票专用章和银行预留的主任印鉴、律师章或其他个人印鉴和万理事务管理委员会章。
行政章用于律师事务所出具的文书和其他需要签章的事务；财务专用章用于纳税、支票签发和其他相关的财务事务；发票专用章只用于律师业务服务发票；银行预留的个人印鉴只用于办理开户银行所需办理的业务。
万理事务管理委员会章由该委总经理或副总经理或主任助理保管，按合伙人会议的授权履行万理所管理事务，有权制定万理所制度未规定的管理制度、对制度进行解释并制定实施细则；有权使用该委章按职权行使对有关人员奖惩、提职降职任命、调整工资等职权。
第12条、行政办公室总监根据本制度第二章规定的职权，加盖行政章，应进行公章使用登记，并由使用人签名。行政章由办公室副总监确定的办公室人员保管，并负责按程序用章。
需经主任同意的用章事项，经主任审查同意后方可加盖行政章。
保管行政章的人员因公或因私临时不能保管公章的，由总经理或副总经理或主任助理决定保管用章人，并制作并按《行政章交接表》交接，交接时间应具体到分钟，该表由。其他印章交接参照本款规定执行。
案件业务用章可不予使用登记，但应保障统一装订，或存入案件卷宗。
笫13条、财务专用章和其支票，由出纳管理，银行预留主任印鉴由主任助理或财务审核部总监保管并在管理权限内用印。需主任签字审批的财务凭证，经主任书面审批，分别加盖财务专用章和银行预留的个人印鉴。主任不能书面审批的，经微信或信息、电话明确同意，方能用印。
第14条、发票专用章由行政办公室专职工作人员管理，用印经副总经理或主任助理审批。
第15条、律师章由行政办公室保管，用于案件的有关业务文书；
也可用于投标采购等确需使用的律协行业、省厅等事务的文书。
第16条、律师事务所因为解散或者被吊销执业证书而终止的，印章，依有关程序销毁。
第四章 档案管理
第17条、律师事务所档案包括业务档案和文书档案，档案归档章由内勤行政主管保管。
业务档案行政内勤主管应按司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》及万理所制度执行。
第18条、律师事务所应统一印制业务档案卷宗封面和档案袋；由内勤行政主管负责印刷、保存和发放给案件受理部或办案人员。案件受理部进行业务案件登记的同时，统一填写业务档案卷宗封面，交案件负责人、团队案件的团长。
第19条、案件负责人和团长负责参与办案承办律师、实习律师、律师助理和行政人员在办理案件过程中，按案件卷宗要求收集、整理有序和卷宗目录保管案件资料，做好立卷、办案和归档的准备工作；结案后，按归档办法整理案件资料，完成除装订、页码之外的所有工作，交内勤行政主管并登记在《案卷交接登记表》，并签名；内勤行政主管在收卷之日起的一个月员归档，并记入《案卷归档表》。
第20条、案件受理部每月应制作《案件结案统计表》，于月底工资表制作前交内勤行政主管；内勤行政主管负责按上条规定收卷，并记入《案卷交接表》，不符合上条规定可以拒收；每月律师分配和工资表确定前，应书面提出暂缓受理案件、发放收入分配的考核意见；未结案的，律师应说明理由或提交相关证明。
卷宗承办律师已结案但未归档的，年检注册时，内勤行政主管应提不得考核备案、办理转所手续等考核意见！。
第21条、文书留底根的，对底根按年度归档；未留低跟的，按文书制发单位或类别，按时间先后顺序，对文书进行登记，分类管理，分别归案保存。
第22条、按档案管理现定，已超过保管期限的，依法处理或销毁。
第23条、律师事务所因解散或者被吊销执业证的，应将业务档案缴回或销毁。
第24条、本制度自2018年1月1日起施行；万理事务管理委员会可根据执行情况，制定实施细则。
海南万理律师事务所
二0一九年一月一日
